Izveštaj o obavezama privrednih društava mirne i kancelarijske delatnosti koje proističu iz važećih propisa

Većina privrednih subjekata ima pitanje koje su obaveze jednog društva u poslovanju, a za koje osnivač i direktor nije neposredno obavešten prilikom osnivanja radnje. Naša kancelarija je napravila jednostavan pregled obaveza koje proističu iz važećih propisa a u vezi sa opremanjem poslovnog prostora za svrhe delatnosti koju kao pretežnu ima registrovano jedno manje privredno društvo, koje se ne bavi opasnom delatnošću, odnosno obavlja mirnu kancelarijsku delatnost. Povodom takvih firmi , obaveštavam Vas da postoje sledeće grupe propisa i obaveza koje nalažu određeno postupanje i opremanje:

  1. poreski i drugi administrativni propisi i predmet neposrednog inspekcijskog nadzora na terenu,
  2. pravilnici i odluke na osnovu radnopravnih i socijalnopravnih propisa, uključujući i pravilnike i odluke iz sfere bezbednosti i zaštite zdravlja na radu, i zabrane pušenja na radnom mestu,
  3. pisano uređenje ugovornih odnosa sa vlasnikom prostora i drugih osnovnih sredstava,
  4. način obavljanja prometa sa fizičkim licima putem kurirskih i poštanskih službi,
  5. odnosi sa kupcima i potrošačima, način zaštite i obezbeđenja sopstvenih prava,
  6. protivpožarna zaštita

 

A)

Društvo je dužno voditi evidenciju prisutnosti zaposlenih na radu (karnet lista), evidenciju dolazne pošte i akata društva (delovodnik), knjigu evidencije prometa i usluga (KEPU knjiga), te naravno uredno čuvati sve račune ulazne i izlazne u takvim evidencijama. Poželjno je posedovati knjigu odluka privrednog društva i knjigu udela privrednog društva.

Kompjuter koji se nalazi u poslovnim prostorijama mora imati licenciran softver (Windows, Office, i sve druge programe), te morate posedovati fakturu da je softver plaćen, ukoliko se radi o softveru čije legalno pribavljanje podrazumeva plaćanje određene nabavne cene. Predmet poreske kontrole u ovom slučaju nije eventualno kršenje autorskih prava na softver već plaćanje PDV-a na promet softvera. Ukoliko poreski inspektor utvrdi da je softver nelegalan, a inače košta oko 10.000 dinara, u tom slučaju će se smatrati da je obveznik izvršio utaju od 2.000 dinara što je 20% visine PDV-a. Ovo posebno dolazi do izražaja ako imate više kompjutera, pa svaki ima svoj nelegalan Windows, Office, pa i druge programske pakete poput Corel-a i Autocad programa, u kojim situacijama, poreska uprava može pronaći hiljade eura neplaćenog PDV-a. Stoga preporuka je da se prilikom nabavke kompjutera obrati pažnja da se uzme kompjuter sa preinstaliranim Windows-om, ili operativni sistem sa otvorenom licencom (linux) i drugi besplatni softveri.

Posebno napominjemo da Vam u poslovni prostor mogu dolaziti zaposleni u SOKOJ i OPFS (organizacije muzičkih umetnika i proizvođača nosača zvuka), pa Vam predlažemo da, ukoliko ne želite da plaćate naknade ovim organizacijama, preostaje jedino da ne puštate muziku, niti držite bilo kakav radio uređaj, kompjuterske zvučnike i sl. budući da su te naknade vrlo visoke (variraju, ali su oko 50 eura po uređaju mesečno).

 

 B)

1.

Što se tiče bezbednosti i zdravlja na radu, to polje reguliše poseban skup propisa – Zakon o bezbednosti i zdravlju na radu, koji ima prateće opšte pravilnike koji se primenjuju za delatnost kojom se bavi Vaše društvo: Pravilnik o načinu i postupku procene rizika na radnom mestu i radnoj okolini; Pravilnik o preventivnim merama za bezbedan i zdrav rad na radnom mestu; Pravilnik o preventivnim merama za bezbedan i zdrav rad pri korišćenju opreme za rad; Pravilnik o preventivnim merama za bezbedan i zdrav rad pri korišćenju opreme za rad sa ekranom; Pravilnik o preventivnim merama za bezbedan i zdrav rad pri korišćenju sredstava za ličnu zaštitu na radu; Pravilnik o preventivnim merama za bezbedan i zdrav rad pri izlaganju hemijskim materijama.

Na osnovu navedenih propisa, za Vas je bitno da ste dužni imati sledeća akta iz oblasti bezbednosti na radu:

  • Akt o proceni rizika, koji izrađuje sam poslodavac, ukoliko ima 10 ili manje zaposlenih, a u svakom slučaju može se radi izrade ovog akta angažovati društvo ovlašćeno za izradu takvih akata,
  • Pravilnik o bezbednosti i zdravlju na radu, koji je akt niže kompleksnosti i može ga napraviti samo društvo, na osnovu određenih uzoraka.

Poslodavac je u neposrednoj obavezi da sve zaposlene, po osnovu samog Zakona o radu, te po pomenutim opštim i posebnim pravilnicima, obuči za bezbedan i zdrav rad. Radnopravna sudska praksa je vrlo stroga, te se sporovi obično završavaju na štetu poslodavca po maltene bilo kom osnovu povređivanja, sledeći princip objektivne odgovornosti poslodavca iz Zakona o obligacionim odnosima, koji je, skoro neizmenjen na snazi od 1980. godine u Srbiji.

U svim ozbiljnim kompanijama koje posluju u R.Srbiji se veliki akcenat stavlja na prethodnu obuku za bezbedan i zdrav rad. Poslodavac ne sme dozvoliti da zaposleni ne koristi opremu za bezbedan i zdrav rad, ako mu je ona na raspolaganju. Međutim, budući da je rad zaposlenih u Vašem društvu uglavnom kancelarijski, to ne postoji posebna obaveza korišćenja određenih sredstava zaštite za bezbednost i zdravlje na radu, ali svakako postoji obaveza donošenja pomenutih akata o bezbednosti i zdravlju na radu, pri kojem sastavljanju Vam možemo pomoći.

 

2.

Što se tiče ostalih aspekata iz naslova, pored navedenih posebnih akata poslodavca, zakonska je obaveza imati donete sledeće pravilnike:

  • Pravilnik o radu i
  • Pravilnik o organizaciji i sistematizaciji poslova, ukoliko imate 5 ili više zaposlenih u društvu.

Posebno obratite pažnju da prilikom inspekcijske kontrole, inspektori rada proveravaju pre svega:

  • da li za sve zaposlene postoji zaključen ugovor o radu (dakle od prvog momenta stupanja na rad, zaposleni mora imati zaključen ugovor o radu ili drugi osnov zaposlenja),
  • da li su prijavljeni na socijalno osiguranje u zakonskom roku od zaključenja ugovora o radu,
  • da li poslodavac ima obračune zarada potpisane od strane zaposlenog kao dokaz da ih je primio, rešenja o godišnjem odmoru, sva akta-pravilnike koja mora imati na osnovu zakona (predlažemo da se ona okače na oglasnu tablu pa da formalno budu dostupna na uvid svim zaposlenima),
  • da li je imenovano lice za zaštitu i bezbednost na radu i da li su doneti navedeni pravilnici i akta.

Sadržina ugovora o radu sa zaposlenima:

  • naziv i sedište poslodavca;
  • lično ime zaposlenog, mesto prebivališta, odnosno boravišta zaposlenog;
  • vrstu i stepen stručne spreme, odnosno obrazovanja zaposlenog, koji su uslov za obavljanje poslova za koje se zaključuje ugovor o radu;
  • naziv i opis poslova koje zaposleni treba da obavlja;
  • mesto rada;
  • vrstu radnog odnosa (na neodređeno ili određeno vreme);
  • trajanje ugovora o radu na određeno vreme i osnov za zasnivanje radnog odnosa na određeno vreme;
  • dan početka rada;
  • radno vreme (puno, nepuno ili skraćeno);
  • novčani iznos osnovne zarade na dan zaključenja ugovora o radu;
  • elemente za utvrđivanje osnovne zarade, radnog učinka, naknade zarade, uvećane zarade i druga primanja zaposlenog;
  • rokove za isplatu zarade i drugih primanja na koja zaposleni ima pravo;
  • trajanje dnevnog i nedeljnog radnog vremena.

U slučaju otkaza ugovora o radu sa zaposlenim, obavezno ispoštovati zakonsku regulativu. Od prvog momenta nastanka sporne situacije sa zaposlenim stupiti u kontakt sa advokatima kako bi se ispoštovala procedura, jer je to veoma delikatna situacija koja može doneti dosta novčane štete društvu ako se napravi bilo kakav propust.

U slučaju godišnjeg odmora, imati u poslovnim prostorijama odluku o korišćenju godišnjeg odmora, rešenje o bolovanju, i rešenje o porodiljskom odsustvu. Poželjno je imati odluka o rasporedu radnog vremena.

3.

Zlostavljanje na radu je još jedan aspekt koji se obavezno uređuje unutrašnjim aktima društva i koji povlači određene obaveze u slučaju da društvo ima više zaposlenih. Zlostavljanje na radu podrazumeva svaki vid psihičkog nasilja poslodavca ili nadređenog lica nad zaposlenim, i obično se označava kao mobing, ali podrazumeva i seksualno uznemiravanje. Nepisano pravilo je da se kod poslodavaca uz ugovor o radu, na istom mestu, drži i potpisana izjava zaposlenog da je upoznat sa propisima o zabrani zlostavljanja na radu. Ova izjava sadrži i datum i potpis zaposlenog kada je primio ovo obaveštenje i jedna kopija se daje zaposlenom, a druga se čuva u njegovom ličnom dosijeu kod poslodavca.

4.

Što se tiče pušenja na radnom mestu, unutar zatvorenih prostorija je pušenje potpuno zabranjeno. Bilo koji inspektor (ne samo zdravstveni ili sanitarni, već i poreski, komunalni itd.) imaju pravo kazniti društvo i direktora kao odgovorno lice ukoliko zateknu bilo koje lice, zaposleno ili ne u društvu, u pušenju. Zabrana se odnosi i na službena vozila, kako putnička tako i teretna.

Obavezno je isticanje obaveštenja o zabrani pušenja kao i odluke poslodavca o licu određenom za kontrolu i sprovođenje zabrane pušenja na ulaznim vratima i vratima svake pojedinačne prostorije u okviru poslovnog prostora, na kojim odlukama mora biti broj telefona tog lica.

C)

Za korišćenje prostorija čiji vlasnik nije društvo, potrebno je imati pravni osnov korišćenja takvih prostorija. To može biti ugovor o zakupu ili ugovor o posluzi, što označava besplatno korišćenje prostorija. Neki vlasnici društava, koji su istovremeno vlasnici prostora u kojem se nalazi društvo, se odlučuju napraviti ugovor na što veći iznos i tako uz nisku poresku stopu od svega 20% uzimati direktnu zaradu od sopstvene firme, pre nego kroz zaradu, dividende i sl. jer to podrazumeva plaćanje više poreske stope. Međutim treba imati u vidu da je prag za godišnji porez na kompletan dohodak po svim osnovama (plata, dividenda, zakupnine, kamate, itd.) oko 20.000 eura, preko kog iznosa dohotka se plaća dodatni porez na ostvareni dohodak.

D)

Vaše društvo može vršiti maloprodaju – odnosno direktnu prodaju potrošačima, fizičkim licima, putem pošte i kurirskih službi, i to bez potrebe evidentiranja takvog prometa fiskalnom kasom, ali je potrebno da se izvrši par modifikacija u poslovanju, s obzirom da je obaveza društva koje obavlja daljinsku maloprodaju, a ne želi da evidentira takav promet fiskalnom kasom, uvrštenje šifre poslovanja 47.91 – Trgovina na malo posredstvom pošte ili interneta, pa u tom pravcu imate dve opcije.

1.

Prva opcija bi bila osnivanje posebnog ogranka društva, jer svaki ogranak društva može imati sopstvenu šifru delatnosti, a koji ogranak bi bio isključivo nadležan za navedenu šifru delatnosti – 47.91 – trgovina na malo posredstvom pošte ili interneta. Ogranak bi morao imati sopstvenu prostoriju i fizički odvojen od centrale, dakle ne bi mogao biti na istoj adresi.

2.

Druga opcija, koja je možda prihvatljivija, je registrovanje dodatne šifre delatnosti, uz postojeću pretežnu delatnost „nespecijalizovana trgovina na veliko“, 47.91 – trgovina na malo posredstvom pošte ili interneta. Ovaj korak podrazumeva donošenje novog osnivačkog akta i njegova registracija kod APR-a. Naša advokatska kancelarija je spremna da Vam u kratkom roku obezbedi odgovarajući osnivački akt i registraciju kod APR-a.

E) Odnosi sa kupcima i potrošačima, način zaštite i obezbeđenja sopstvenih prava.

Račune izdavati najbolje kao račun-otpremnicu sa mestom za potpis i pečat kupca, a kao rezervna opcija, da zaposleni kod kupca mora da se potpiše sa br. lične karte i JMBG, a po mogućnosti i registarski broj vozila kupca ako ga poseduje, kojim je robu odneo. Obavezno označiti rok za plaćanje, koji može biti odmah, ali obično je rok 8 dana, a može biti i duži, u zavisnosti od dogovora sa kupcem.

U slučaju potpisivanja izvoda otvorenih stavki (IOS) kupac isti mora potpisati i overiti pečatom i to ovlašćeno lice kod kupca (obavezno proveriti da li je potpisnik lice upisano u APR kao zastupnik, i proveriti eventualno postojanje prava supotpisa na sve vrste akata).

Obezbeđenje vrednijih poslova je veoma bitno obezbediti uzimanjem menice i to blanko menica kako od društva-kupca, tako i od fizičkog lica koje je vlasnik tog društva. Za poslove visoke vrednosti mogu se uspostaviti hipoteke kao sredstvo obezbeđenja plaćanja i to na imovini kako društva, tako i fizičkom licu vlasnika društva.

F) Protivpožarna zaštita

Društvo koje obavlja mirnu kancelarijsku delatnost spada u III kategoriju rizika od požara, imajući u vidu da ne drži niti manipuliše zapaljivim sredstvima.

Međutim, pravno lice III kategorije, koje je vlasnik odnosno korisnik poslovnih i industrijskih i objekata donosi Pravila zaštite od požara koja obuhvataju:

  • organizaciju tehnoloških procesa na način da rizik od izbijanja i širenja požara bude otklonjen, a da u slučaju njegovog izbijanja bude obezbeđena bezbedna evakuacija ljudi i imovine i sprečeno njegovo širenje;
  • zaštitu od požara u zavisnosti od namene objekta sa potrebnim brojem lica osposobljenih za obavljanje poslova zaštite od požara;
  • Plan evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara;
  • način osposobljavanja zaposlenih za sprovođenje zaštite od požara;
  • prava, obaveze i odgovornosti zaposlenih za sprovođenje preventivnih mera zaštite od požara;
  • proračun maksimalnog broja ljudi koji se mogu bezbedno evakuisati iz objekta.

Plan evakuacije i uputstva za postupanje u slučaju požara moraju biti istaknuti na vidljivom mestu.

Posedovanje protivpožarnog aparata je poželjno ali nije obavezno prema važećim propisima za prostor III kategorije rizika od požara.